Vaso personalizado: dar valor a su marca en eventos
Vasos personalizados: promociona tu marca en eventos
En una feria, un festival o un evento corporativo, todos los asistentes llevan una bebida en la mano durante horas. Pocas herramientas de marketing ofrecen tanta visibilidad. Un vaso personalizado convierte un objeto funcional en un escaparate para tu marca. Sin embargo, el resultado depende de tres decisiones que hay que tomar con antelación: el material, el diseño y, lo más importante, cuándo se realiza el pedido.
Entre los vasos de cartón impresos, los modelos reutilizables y otros recipientes para bebidas, no faltan opciones. La normativa francesa también regula el servicio en el local. La elección se basa en tres aspectos: el material, que depende de la bebida que se sirva; el aspecto visual, que depende del público; y el plazo, que depende de la fecha del evento.
En resumen:
El vaso es el soporte de marca que más tiempo permanece en las manos durante un evento, y el único que aparece en las fotos de los participantes.
El vaso de cartón impreso es adecuado para bebidas calientes y para llevar, mientras que el reutilizable se utiliza en la barra y para el servicio en el local.
En el local, la vajilla reutilizable es obligatoria siempre que el punto de servicio pueda atender al menos a 20 personas. Al mismo tiempo: la normativa prevalece sobre el diseño.
El vaso de cartón sigue estando autorizado, con un contenido máximo de plástico del 8 %, y el plazo para la eliminación total del plástico se ha aplazado hasta 2030.
Un logotipo vectorizado, referencias de color y un diseño adaptado a la curvatura del vaso evitan las idas y venidas con la imprenta.
Hay que contar con unos tres meses desde el pedido hasta la entrega: es el plazo, más que el presupuesto, lo que limita las posibilidades.
Lo que aporta un vaso personalizado a un evento
Un objeto promocional clásico, como un bolígrafo o una bolsa de tela, acaba rápidamente en el fondo de un bolso. El vaso, en cambio, permanece en la mano. Circula de un stand a otro, pasa ante los ojos de los demás participantes y aparece en las fotografías. Para un organizador, es ante todo una herramienta útil y, después, un soporte de imagen.
Una superficie visible durante todo el evento
Un invitado se sirve varias veces a lo largo de una velada o de una jornada de feria. Cada vez que pasa por la barra, manipula tu logotipo. Las personas que tiene alrededor también lo ven. Esta exposición repetida tiene mucho más impacto que un cartel que se ve una sola vez a la entrada.
El vaso también es un objeto que aparece con frecuencia en las fotografías. Brindis, selfies, fotos de grupo: tu imagen acaba en las redes sociales sin ningún esfuerzo adicional. Un diseño cuidado, acompañado de un mensaje breve o del hashtag del evento, prolonga la visibilidad mucho más allá del cierre de puertas.
Con un modelo reutilizable, el efecto dura todavía más. Muchos participantes se llevan el vaso a casa, especialmente cuando el diseño es exclusivo de una edición. Para los asistentes habituales a festivales, incluso puede convertirse en un objeto de colección. Incluir el año puede reforzar ese vínculo con una edición concreta.
Un punto de referencia para los equipos
La personalización no solo sirve para reforzar la imagen de marca. También ayuda a mejorar la organización. Un código de colores permite distinguir fácilmente:
Los bares o puntos de servicio (barra principal, zona VIP, puesto de bebidas exterior);
Los tipos de bebidas (cerveza, refrescos, vino, bebidas calientes);
Los distintos públicos (expositores, visitantes, colaboradores);
Las capacidades de los vasos, para evitar errores en las cantidades servidas.
En la barra, estas referencias visuales agilizan el servicio durante las horas punta. Con un sistema de depósito y devolución, también facilitan el recuento de los vasos devueltos en cada punto de recogida. De este modo, tu equipo dispone de una referencia común para orientar a los participantes o clientes.
Vaso de cartón o reutilizable: dos usos, dos tipos de logística.
La elección del material depende del uso. Un café de bienvenida en una feria, cerveza en un festival o una copa de vino en una recepción al aire libre: cada situación requiere un recipiente diferente y, sobre todo, una organización distinta entre bastidores.
El vaso de cartón impreso, para bebidas calientes y para llevar
Los vasos de cartón siguen siendo la opción por excelencia para el café, el té o el chocolate que se sirven en la recepción de un seminario o en un stand. Su pared limita la sensación de calor, sobre todo en la versión de doble pared, y son muy adecuados para la venta para llevar. La impresión cubre todo el contorno: hay espacio de sobra para un logotipo, un eslogan o una ilustración.
En cuanto a la logística, el cartón sigue siendo sencillo. No hay que lavarlos, no hay depósito, y se almacenan encajados, lo que ocupa poco espacio. Sin embargo, se trata de un producto de un solo uso. Para limitar su impacto, adapta las cantidades a las necesidades reales y facilita la clasificación tras su uso mediante puntos de recogida claramente identificados.
El vaso reutilizable: depósito, lavado, devolución
Los vasos y vasos de plástico reutilizables son adecuados para bebidas frías que se sirven en el local: cerveza, refrescos, cócteles o vino. Implican una cadena logística completa: un sistema de depósito para fomentar la devolución, puntos de recogida, una solución de lavado in situ o en las instalaciones de un proveedor externo y, por último, un almacenamiento adecuado hasta su próximo uso.
Para afinar tu elección, especifica las bebidas previstas: un vaso de agua y un cóctel no requieren necesariamente la misma capacidad. Si tu búsqueda se centra en un «ecocup», presta especial atención a las condiciones concretas de reutilización: recogida, lavado y número de usos previstos.
Si el diseño no lleva fecha, un mismo stock sirve para varias ediciones, lo que reduce los residuos y el coste por uso. Por el contrario, un diseño con fecha fomenta que los participantes lo conserven. Se trata de una decisión de marketing que hay que tomar desde la fase de concepción.
En la tabla siguiente se comparan ambas soluciones en función de los criterios más importantes para un organizador.
Criterio | Vaso de cartón impreso | Vaso reutilizable |
Bebidas calientes | Adecuado, sobre todo en versión de doble pared | Dependiendo del modelo, la mayoría están diseñados para el frío |
Consumo en el local | Sujeta a la obligación de reutilización en los centros correspondientes | Cumple con la obligación de reutilización |
Logística (almacén, lavado, depósito) | Producto en caja, sin lavar, sin depósito | Recogida, lavado, secado y almacenamiento |
Personalización | Impresión en todo el contorno | Impresión o marcado, imagen con fecha o permanente |
Uso habitual | Recepción, pausa para tomar un café, puesto, comida para llevar | Bar, cafetería, cócteles, consumo en el local |
En la práctica, en muchos eventos se combinan ambas opciones: envases de cartón para las bebidas calientes de la recepción y envases reutilizables para el bar.
Adaptar el diseño gráfico al tipo de evento
Un mismo logotipo no se presenta de la misma manera en una feria profesional que en una boda. El tono, los colores y el espacio que se le dedica al mensaje dependen del público y del ambiente que se quiera crear.
Ferias, seminarios y eventos de empresa
En el ámbito de los eventos profesionales, el vaso es una extensión de tu identidad corporativa. Logotipo, colores corporativos, dirección web o código QR que redirija a una página específica: la sencillez funciona bien. En un stand, un diseño claro también ayuda a los visitantes a localizar tu espacio entre los pasillos.
Para una fiesta interna o el lanzamiento de un producto, hay más margen para la creatividad: nombre del evento, fecha, eslogan propio de la campaña. No olvides probar el código QR en una maqueta, ya que una superficie curva puede dificultar su lectura. En Navidad, también se puede añadir un motivo festivo junto al logotipo para una recepción de fin de año.
Festivales y eventos para el público en general
En los festivales, el vaso suele considerarse un objeto en sí mismo. En él se incluyen ilustraciones, la programación o los logotipos de los patrocinadores. Un diseño renovado en cada edición hace que la gente quiera quedárselo: así, parte de los vasos que no se devuelven se convierten en un recuerdo que se compra.
En el bar, cuida también los accesorios. Las pajitas y los agitadores adecuados para los cócteles, a juego con los colores del evento, completan el conjunto sin ralentizar el servicio.
Recepciones y bodas organizadas por un servicio de catering
Ya sea para una boda, un cumpleaños o un bautizo, la personalización adquiere un carácter más íntimo. Nombres, fecha, un pequeño mensaje o un monograma: el diseño se adapta a la decoración de la mesa. En un cóctel al aire libre, el servicio de catering puede ofrecer vasos de plástico cuando las copas de champán y las copas de vino entrañan riesgo de rotura. Para una fiesta entre amigos o en familia, un detalle gráfico común puede evocar la temática de la celebración.
Los vasos personalizados para una boda se encargan en una cantidad ajustada al número de invitados, con un pequeño margen. A los invitados les gusta llevarse el suyo a casa, y siempre desaparecen algunas unidades al final de la velada.
Tipo de evento | Vaso recomendado | Elementos del diseño gráfico |
Feria, seminario | Cartón impreso en recepción, reutilizable en el bar | Logotipo, colores corporativos, código QR |
Festival, evento para el público en general | Reutilizable con depósito | Imágenes de la edición, programación, colaboradores |
Boda, banquete | Reutilizable o de cartón, según el servicio | Nombres, fecha, monograma |
El punto en común sigue siendo el mismo: un diseño pensado para su público y un vaso elegido en función de la bebida que se sirva.
Preparar la personalización: diseño, archivo, cantidades y plazos
Un diseño bonito pero mal preparado da un resultado decepcionante. Unas cuantas reglas sencillas evitan las idas y venidas con la imprenta y garantizan el cumplimiento de tu calendario.
Una imagen clara
La superficie de impresión es curva y reducida. Limita el número de elementos: un logotipo, un mensaje breve y, si es necesario, una mención secundaria. Los textos demasiado finos y los degradados complejos pierden nitidez. Apuesta por contrastes marcados entre el fondo y el logotipo.
Personaliza tu vaso apostando por un elemento llamativo en lugar de una acumulación de detalles. Si deseas incluir una foto, comprueba con la imprenta que su resolución y la técnica de impresión permitan un resultado legible en el modelo elegido.
Ten en cuenta la tapa. En los vasos y sus tapas destinados a bebidas para llevar, la parte superior del vaso queda parcialmente oculta. Coloca el logotipo más abajo para que siga siendo visible una vez colocada la tapa. Comprueba también que la zona que se sujeta con la mano no corte el mensaje principal.
Proporcionar un archivo que se pueda utilizar
La imprenta necesita datos precisos para garantizar un resultado fiel:
- Un logotipo vectorizado (AI, EPS, SVG o PDF vectorial) o, en su defecto, una imagen en alta definición;
- Las dimensiones del área de impresión, específicas para cada modelo;
- Las referencias de color (Pantone o CMYK) según vuestra carta de colores;
- Las fuentes vectorizadas o adjuntas al archivo.
Antes de la producción, se te enviará una prueba de imprenta (BAT). Revísala con atención: ortografía de los nombres, fecha, posición del logotipo. Una vez validada, servirá de referencia para toda la fabricación.
Prever los plazos y el volumen
Por lo general, hay que contar con un plazo aproximado de entre 6 y 12 semanas desde la aprobación del diseño hasta la entrega, según el modelo y la época del año. Los pedidos personalizados también requieren una cantidad mínima de compra, que varía en función del producto. Prevé una única entrega antes del montaje para evitar quedarte sin existencias el día del evento.
Antes de personalizar tus vasos, confirma el stock disponible del modelo elegido y solicita un presupuesto detallado. Compara los precios teniendo en cuenta las mismas cantidades y prestaciones, incluidos el marcaje y la entrega.
Veamos un caso habitual: una empresa se da cuenta, tres semanas antes de una feria, de que su stand no dispone de vasos con los colores de su marca. El plazo de fabricación ya no permite realizar una impresión personalizada. Todavía existen algunas soluciones alternativas, como utilizar vasos neutros o etiquetas, pero el resultado no es comparable. Para evitar esta situación, incluye el pedido en el calendario de planificación desde el momento en que reserves el espacio y solicita la personalización aproximadamente tres meses antes de la fecha del evento.
Para calcular la cantidad necesaria, parte del número de participantes previstos, multiplícalo por el número de consumiciones por persona y añade un margen adicional. Con los vasos reutilizables, el stock necesario es menor, ya que pueden volver a utilizarse gracias al lavado, siempre que la capacidad de limpieza pueda seguir el ritmo de servicio de la barra.
Lo que exige la normativa respecto a los vasos personalizados
La legislación regula cada vez más la vajilla de un solo uso. Antes de elegir tu modelo, comprueba la normativa aplicable al servicio in situ y a la composición de los vasos de cartón.
En el propio local, se puede volver a utilizar a partir de 20 comensales atendidos al mismo tiempo
Desde el 1 de enero de 2023, la Ley n.º 2020-105 relativa a la lucha contra el desperdicio y a la economía circular (Ley AGEC) obliga a los establecimientos de restauración a servir las comidas y bebidas que se consuman en el local en vajilla reutilizable, siempre que puedan atender al menos a 20 personas simultáneamente. La ficha práctica de la DGCCRF para cafeterías y restaurantes detalla esta obligación, que también se aplica a la restauración rápida.
Para el cálculo del umbral, una respuesta del Gobierno a una pregunta escrita precisa que se cuentan las personas sentadas o de pie, tanto en el interior como en el exterior. Por lo tanto, un puesto de refrescos o un bar de eventos puede verse afectado, incluso sin mesas. Si un proveedor se encarga del servicio, confirma con él la solución elegida antes de realizar el pedido.
Vaso de cartón: límite máximo de contenido en plástico
Los vasos de cartón suelen tener un fino recubrimiento que garantiza su estanqueidad. El decreto del 24 de septiembre de 2021 sobre el contenido de plástico de los vasos establece un límite máximo del 8 % a partir del 1 de enero de 2024. El siguiente objetivo es lograr un vaso sin plástico a partir del 1 de enero de 2030, un plazo que podrá revisarse tras una evaluación prevista para 2028.
En la práctica, pregunta a tu proveedor si el modelo elegido cumple con la normativa y conserva la documentación. El vaso de cartón sigue siendo totalmente apto para el servicio de comida para llevar, siempre que se respeten estos límites.
Vasos personalizados: el apoyo de Comatec
Comatec ayuda a organizadores, empresas de catering y profesionales de la restauración a elegir y personalizar sus vasos. La gama incluye vasos de cartón para bebidas frías y calientes, así como soluciones reutilizables para el servicio en el propio local. Para tus proyectos de vasos personalizados, indica el uso previsto, las cantidades y la fecha del evento en tu solicitud.
Fabricación en Francia, tal y como se indica en las fichas de producto correspondientes.
Una amplia selección de formatos para adaptarse a los diferentes usos y necesidades.
Un interlocutor específico para tu solicitud de personalización.
Para comparar los modelos, consulta los catálogos. También puedes solicitar muestras para comprobar el agarre, el resultado de los colores y la compatibilidad con las tapas antes de confirmar tu pedido. Recaba la opinión del personal encargado del servicio para verificar que el modelo se adapta también a sus necesidades sobre el terreno.
Cómo crear el vaso personalizado perfecto para tu evento
Si se diseña bien, el vaso se convierte en un soporte de marca discreto y eficaz, presente desde el primer café hasta la última copa. Los pasos clave se resumen así:
- Definir el uso: bebidas calientes, frías, para llevar o para tomar allí mismo;
- Elegir el material en función de la logística disponible;
- Adaptar el diseño al público y al ambiente;
- Preparar un archivo vectorizado con las referencias de color correctas;
- Prever un plazo de entre 6 y 12 semanas y una entrega única;
- Comprobar las obligaciones de reutilización y la conformidad del cartón.
Los errores más frecuentes: logotipo demasiado pequeño, tapa olvidada en la maqueta, pedido realizado demasiado tarde, cantidades subestimadas. Para evitarlos, lo más importante es planificarlo con antelación. Fija la fecha de tu próximo evento y, a continuación, retrocede en el calendario: lo mejor es que el vaso sea lo primero que se pida.
FAQ
¿Cuánto tiempo hay que prever para encargar vasos personalizados?
Planifica con unos tres meses de antelación respecto a tu evento. Este plazo abarca el diseño gráfico, la aprobación de la prueba de impresión, la fabricación y el transporte. Si realizas el pedido demasiado tarde, la selección de modelos se verá reducida y es posible que te veas obligado a utilizar vasos neutros, sin tu logotipo.
¿Se puede usar un vaso de cartón para bebidas frías?
Sí, siempre y cuando se elija un modelo diseñado para ese uso. Los vasos de cartón de una sola pared sirven para refrescos, zumos y agua. Sin embargo, para el consumo in situ en un establecimiento en el que se requiera la reutilización, habrá que optar por una solución lavable.
¿Es obligatorio el uso de vasos reutilizables en los eventos?
Sí, para el servicio en el local, siempre que el establecimiento pueda atender al menos a 20 personas a la vez. Consulta con antelación a tu servicio de catering o al responsable del bar para conocer la solución prevista y adaptar tu pedido de vasos.
¿Qué archivo hay que enviar para imprimir un logotipo?
Envía un logotipo vectorizado en formato AI, EPS, SVG o PDF. Adjunta las referencias Pantone o CMYK de tu manual de identidad corporativa. Si solo dispones de una imagen, elige la mejor resolución posible y comprueba el resultado en la prueba de imprenta antes de la producción.
¿Se pueden personalizar vasos para una boda o un cumpleaños?
Sí, los nombres, la fecha y el mensaje breve se imprimen muy bien. Elige una tipografía legible y un máximo de dos colores para que el resultado sea nítido. Pide unas cuantas unidades más, ya que los invitados suelen llevarse el vaso como recuerdo.